Conseils pour bien choisir son SIRH


Le choix d’un logiciel RH est rendu complexe par la diversité et les évolutions du « monde » des ressources humaines et par l’élargissement et la diversification de l’offre de logiciels RH. Malheureusement, le SIRH « idéal » ou « parfait » n’existe pas : néanmoins, il ne faut pas choisir la moins mauvaise solution mais le meilleur compromis !



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LE CADRAGE DE VOTRE PROJET SIRH : une triple exigence stratégique, fonctionnelle et budgétaire

En premier lieu, l’ancrage stratégique de votre SIRH doit être démontré et il est indispensable de valider l’adéquation de votre projet avec les enjeux et objectifs stratégiques RH et de votre entreprise.

Dans un second temps, le cadrage fonctionnel de votre projet vous permet de définir le « bon » périmètre dans le « bon » timing. L’objectif est ici de définir les priorités en termes stratégiques et fonctionnels et de clarifier ce que le SIRH fera et ne fera pas.

Ce cadrage fonctionnel permet aussi de clarifier vos processus clés et de définir vos attentes au regard du nouveau logiciel RH. Enfin, le cadrage budgétaire est une des clés de réussite dans la « vente » interne de votre projet. Il permet notamment d’établir votre business case et votre retour sur investissement et surtout de garantir l’adhésion au plus haut niveau. Autre élément important : identifiez et mesurez le « coût » du status quo (c’est-à-dire le coût si on ne fait rien) ; cela permet bien souvent de convaincre de la nécessité de faire et d’opter pour un nouvel outil.

Cette étape de « triple » cadrage est souvent menée au travers de la formalisation d’un schéma directeur SIRH. Nous sommes de plus en plus sollicités pour réaliser ce type de mission en amont des projets SIRH afin de sécuriser nos clients dans leur choix stratégiques.

LE PROJET DE CHOIX DE VOTRE SIRH : de l’organisation, de la rigueur et du bon sens !

Je parle bien de « projet de choix » car il convient d’organiser cette étape comme un vrai projet, avec son commanditaire, son équipe projet, son planning et son budget.

Il convient de mobiliser et d’impliquer les différents acteurs concernés par le choix (le métier, les futurs utilisateurs, et bien entendu l’IT) et clairement cadrer et jalonner le choix en termes de délais. L’appel à un cabinet de conseil spécialisé et indépendant permet, dans cette phase, de garantir la mise sous contrôle du projet de choix et de gagner du temps pour la rédaction du cahier des charges. Mais surtout cela permet d’obtenir une bonne vision de l’état de l’art du marché SIRH et de bénéficier des retours d’expérience externes.

La rédaction du cahier des charges doit être extrêmement rigoureuse et il convient de préciser clairement vos objectifs et vos attentes en termes organisationnels, fonctionnels et techniques. Il est aussi primordial de détailler et de « prioriser » ce que le SIRH doit faire (indispensable – nécessaire – souhaité – mineur).

Il convient aussi d’intégrer et de détailler toutes les composantes du SIRH (architecture, interfaces, reprises de données, services attendus, etc.).

Enfin, on n’insistera jamais assez sur la nécessité de « mâcher » les réponses des éditeurs et intégrateurs en facilitant leurs réponses au travers de cadres de réponse formalisés (ce qui par ailleurs, facilite le dépouillement des réponses !).

Pendant la phase de sélection, il est indispensable de garder à l’esprit que vous choisissez plus qu’un logiciel, vous choisissez un partenaire : la compréhension de votre besoin est clé ainsi que le partage de la « vision » du projet et la volonté partenariale de l’éditeur vaut parfois autant que de nombreuses références. Il est tout aussi indispensable de garder à l’esprit vos objectifs stratégiques, l’écueil souvent rencontré est de s’attacher au détail et, en conséquence, de négliger les réels enjeux du projet.

La démarche préconisée pour bien choisir son SIRH est d’adopter une démarche en « entonnoir » en transmettant un RFI aux principaux éditeurs du marché, en élaborant une short-list puis en transmettant le cahier des charges à un nombre limité d’éditeurs.

L’HEURE DU CHOIX : confortez votre analyse et devenez partenaire !

Durant la phase de sélection, privilégiez les démonstrations prototypes aux démonstrations commerciales ce qui vous permet de disposer d’une meilleure vision sur les possibilités du logiciel et peut vous donner la possibilité de faire évoluer votre besoin. Pour conforter votre analyse, demandez les références clients et réalisez des visites sur site. Cela vous permet de bénéficier du retour d’expérience du parc installé et d’identifier les points forts et les points faibles des logiciels. Lors des « derniers rounds » de finalisation de votre choix et de négociation, faites écrire les engagements présents et futurs de votre partenaire et n’oubliez pas de définir vos propres engagements !



Auteur :
Thomas ESTADIEU
Directeur Associé

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